PDCA循环法在病案管理中的应用

　　PDCA循环法在病案管理中的应用

　　董虹

　　浙江省立同德医院 (浙江杭州 310012)

　　摘要：在信息化时代，PDCA循环法作为新型管理方法，通过在医院病案管理中的应用，提高了医院的病案管理质量，提升病案工作人员的管理能力，促进了患者满意度的提高。

　　关键词：PDCA循环法;病案管理;应用

　　中图分类号：R197.3 文献标识码：B

　　病案统计科在现代信息技术的推动下，其组织结构、服务对象及用户服务需求都发生了很大变化，为了适应社会、患者、医院对病案的需求，必须创新病案管理模式。PDCA循环法由美国质量管理专家戴明博士于20世纪60年代根据信息反馈原理提出，是全面质量管理所应遵循的科学程序，包括P(计划)、D(执行)、C(检查)、A(处理)四个阶段[1]。在实施过程中要对检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定，并予标准化;失败的教训要分析总结，避免重现，对尚未解决的问题，提交下一个PDCA循环解决。此理论因具有先进性，故广泛用于文化教育、服务等多个行业，同样也适用于病案管理。本研究将PDCA法用于病案管理，取得良好效果。

　　1 PDCA循环法在病案管理中的应用

　　1.1计划阶段

　　寻找病案管理的问题，拟定病案管理的方针和目标。

　　1.1.1 查找问题及分析原因

　　由病案统计科和医务部、信息处一起联系病案统计科实际组织和工作情况，找到影响病案管理质量提高的主要问题，分析产生问题的各种原因和因素，找出制约病案管理效率提高的主要影响因素。目前，医院病案统计科隶属于医务部，主要工作内容包括病案收集、整理、信息处理、归档、保管、统计、利用。根据病案工作内容形成一个比较系统的工作流程：病案收集一病案整理一病案信息处理一病案保管一病案统计一病案利用6个环节，病案管理质量控制贯穿于每个环节。在病案管理流程运行中，发现其存在的问题。

　　(1)病案收集方面：随着社会和患者对病案需求范围扩大，收集住院病案、血透室病案、干部病案已无法满足需求，但由于人力和物力不足，未将急诊留观病案、家庭病房病案列入收集范围。另外，病案仍采用由各病房派专人定期送到病案与统计科被动收集方式，易因病历收集环节延误，影响病案管理后一环节的工作。同时，病案管理系统亦发现病案收集功能不全，病房和病案统计科的病案交接仍停留于手工登记。

　　(2)病案利用方面：病案利用功能不细致。病案利用包括病案查询、借阅、检索、复印等内容。对于查询相同姓名患者和多次住院同一患者的住院号时，只能提供相关患者病案号、姓名、诊疗组等简单资料，不能提供人出院时间、疾病诊断、手术情况、医师姓名、住院费用等详细信息，容易查错病案或查询不全病案。在病案借阅工作中，只能在计算机中手工逐份录入病案号和借阅时间，没有自动录入患者的住院号、姓名等功能，这些都容易导致工作错误，从而增加借阅工作量。随着病案利用走向社会，病案需求不断增加，病案复印管理采用传统手工管理方式势必导致查询时间过长或查询不到病案，为医疗纠纷埋下极大隐患。

　　(3)病案管理环节结构：病案管理主要包括病案收集、病案整理、病案信息处理、病案保管、病案统计、病案利用6个环节。病案整理包括纸质病案框架质量检查、排序、退改和装订，病案信息处理包括病案信息输入、疾病诊断编码、存储、信息的整合和数据库的制作。这6个环节是一个直线结构，无法形成PDCA管理和环状结构，不能够形成质量保证环的原因是缺少一个重要环节：病案利用情况反馈。

　　1.1.2采取措施

　　针对以上问题，医院重新改组病案管理委员会，成立了院长领导下的由业务副院长、科主任、护士长、医务部部长、质管理处处长、信息中心主任、病案统计科科长组成的病案管理委员会，领导和协调全院病案管理工作，并定期抽查全院病案质量。同时在原有的病案管理制度基础上，以《浙江省综合医院等级评审标准》中病案检查项目考核标准为依据，制定《病案复印制度》《病案追踪管理制度》，完善原有的《病案收集制度》《病案整理制度》《病案借阅制度》《病案管理制度》，完善病案质量控制计划、病案管理改进方案等。

　　1.2执行阶段

　　分析目前运行的病案管理流程，需要从以下四方面解决病案收集、利用、管理环节结构的问题，并加以落实。

　　1.2.1 组织培训，加强重视

　　一方面将《病历书写基本规范》《医疗机构病历管理规定(2013年版)》《住院病历质量评分标准》等资料发放到每个科室，组织医护人员进行学习;建立病案管理委员会、质量控制处、科主任、质控组长四级质控网络，明确各级职责，发挥各级质量监控督查作用，并将病案质量检查纳入科室综合目标考核中，与科室奖金挂钩。

　　另一方面，重视病案工作人员的教育，既要动员全体病案工作人员参加PDCA循环管理，又对病案工作人员特别是非病案专业人员进行培训。通过学习、医院交流、省内业务知识培训等形式，使其系统了解病案管理、服务质量、医学知识等，在思想上重视病案管理质量，将理论知识和操作技能运用到病案管理实际工作中，实现病案标准化管理，提高管理水平。

　　1.2.2完善病案收集功能

　　在病案管理系统中建立病案示踪管理功能，在病案首页印刷条形码，病案工作人员只要扫描条形码即完成病案的回收，代替原来的病案回收登记本，提高病案回收工作效率。同时，在病案管理系统中的示踪管理功能中增加检查功能键，计算机会自动统计各科室回收、未回收病案，并在未回收病案的住院号前设置红色标识以示区别，提高病案回收率，避免影响病案回收后下一环节。

　　1.2.3 完善病案利用查询模块

　　在病案查询中双击病案号显示患者详细信息，患者详细信息包括病案首页所有内容，来确认查询结果是否正确，提高病案查全率和查准率。病案借阅模块中新增核对功能键，即只要扫病案首页的条形码就可跳出患者相应信息，便于病案管理员核对;添加统计功能键，即自动统计归还和未归还病案，对于未归还病案用红色数字显示应还日期，起到警示作用;以及分析的功能键，实现对病案的准确管理。在病案管理系统增加病案复印信息化管理模块，利用病案复印信息收集、存储和处理、输出等功能满足复印需求，缩短病案申请人等待时间。

　　1.2.4增加病案利用信息反馈环节

　　采用在原有病案管理系统中加入病案追踪管理模块、在病案内部局域网上增设病案利用信息建议栏、在医院复印窗口张贴病案复印流程图、向每个病房发放病案复印告知书等多种方法和方式反馈医院、患者、社会对病案利用的需求，接受医院、患者、社会在病案利用中的意见和建议，及时解决他们在病案利用中存在的问题和意见。

　　1.3检查阶段

　　通过对完善病案收集、利用、管理环节结构的方法进行检查，大大缩短病案回收和病案查询、借阅与利用时间，提高病案供应速度和病案统计科工作效率，极大限度开发病案信息资源，更好满足医院、患者、社会三方需要，明显提高病案管理整体质量，达到预期的效果。但在检查阶段，我们发现一个关键问题：目前涉及病案管理内容有二个系统一病案管理系统和病案质量检查系统，这二个系统的能不仅独有而且相互补充，因此病案管理员在工作中需要在二个窗口中反复切换，容易产生错误。这个问题将在下一个PDCA循环中进行解决。

　　1.4处理阶段

　　运用现代化技术手段修改和完善原有病案管理流程，同时增加病案追踪管理和修改病案收集、输入、信息处理、借阅、复印等一系列技术标准和管理制度以供遵循，作为工作质量和考核依据。对于在PDCA循环中产生的新问题，理想的解决方案是将病案管理系统、病案质量检查登记系统整合在一个病案管理系统中，方便病案员使用，新流程的实施需要取得信息处的支持和配合。

　　2体会

　　PDCA循环法是一种科学化、规范化、标准化的全面质量管理方法[5]，它使病案管理工作更具有系统性、有效性和先进性。它对医务人员严格要求同时，也对病案管理人员业务水平提出了更高要求。它需要病案管理人员在实际工作中坚持利用PDCA循环，充分利用管理技术、信息技术、科学方法等现代化技术手段，不断摸索、持续改进病案管理全过程，实现对病案管理全过程的有效控制，以有限人力和物力满足日益增长的病案利用者需求，促进病案服务质量、工作效率和病案员的业务素质、管理能力不断提高。

　　参考文献

　　[1]潘绍，孙方敏，黄始振.现代管理学[Ml.北京：科学技术版社，2001.

　　[2]刘爱民.病案信息学[Ml.北京：人民卫生出版社，2010.

　　[3]刘爱民，新医院病案管理实用必备手册[Ml.北京：人民卫生出版社，2012.

　　[4]张艳军.PDCA循环在医院科技档案管理中的应用[J].河北医学，2012(4)：564 -565.

　　[5]明星辰，方孝梅，明星.基于PDCA循环提升病案首页信息质量的应用实践[J].中国病案，201 3，14(7)：12 - 13.